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Early Investment in Video Production Pays Off for Japanese Accounting Firm During Pandemic

Le 13 novembre 2020 par Scott Carroll

Bonnes pratiques comptables et communications vidéo de qualité sont deux concepts qui font rarement de paire. Pourtant, la maîtrise de ces deux principes est la clé du succès de la TKC National Federation, l'un des plus grands groupes comptables du Japon. Et cela n'a jamais été aussi vrai que pendant la pandémie de 2020.

Ayant reconnu très tôt le potentiel de la vidéo, la société, qui compte près de 11 400 comptables fiscalistes et experts-comptables, a pu continuer à fournir des informations opportunes à ses clients et collaborateurs alors que le pays tout entier était en pleine crise sanitaire.

L'adoption précoce de la communication vidéo témoigne bien des convictions fondamentales de Masaharu Iizuka, président émérite de la TKC Corporation basée à Utsunomiya, qui accorde une grande importance à une communication efficace et à la fourniture rapide d'informations cruciales.

L'adoption et la mise en œuvre de techniques de production vidéo en temps réel ont permis de concrétiser la vision de M. Iizuka.

« Nous avions commencé à travailler avec la vidéo vers 1998, lorsque nous étions encore sur le réseau RNIS, et avions tout de suite constaté son efficacité, explique Naoki Kanamori, chef du service de planification des investissements informatiques du centre d'ingénierie des systèmes, au siège de la TKC à Tochigi. Depuis son lancement, nous avons activement encouragé l'utilisation de supports visuels tels que des tableaux et des graphiques, ainsi que de la couleur ».

Adoption du TriCaster® pour promouvoir la production vidéo en interne

TKC, qui diffusait des informations en vidéo depuis plus d'une décennie, a installé le TriCaster® 40 de NewTek en 2014 pour améliorer son service en convertissant les vidéos distribuées en fichiers MP4.

« L'introduction d'un système de production vidéo à grande échelle a été une décision difficile pour les amateurs que nous sommes, pour ainsi dire, mais dans une perspective d'avenir, nous avons pensé que nous aurions besoin du savoir-faire pour produire nos propres vidéos. Aujourd'hui, cette décision s'est avérée être la bonne », déclare M. Kanamori.

M. Kanamori et d'autres « amateurs de production vidéo » autoproclamés ont dépassé l'exploitation manuelle. « Nous nous sommes cantonnés aux fonctions et boutons strictement nécessaires et nous sommes efforcés de créer une vidéo dans ces limites », explique-t-il.

En 2019, après cinq ans d'utilisation fructueuse du TriCaster 40, la société est montée en gamme, se dotant du tout dernier système de production vidéo portatif de NewTek, le TriCaster TC1. Elle diffuse désormais des informations par vidéo à ses membres à un rythme de plus d'une production par jour en période d'activité intense.

« L'investissement initial n'était pas vraiment bon marché, mais nous n'aurions pas pu suivre notre rythme actuel de diffusion d'informations si nous avions dû louer de l'équipement et faire appel à notre personnel technique pour chaque vidéo. La crise du coronavirus exige la transmission d'un grand nombre d'informations importantes aux petites et moyennes entreprises, qui comprennent à la fois nos membres et nos clients. C'est parce que nous avons rapidement commencé à travailler par nous-mêmes sur la production de contenu vidéo que nous sommes en mesure de répondre à ces besoins », poursuit M. Kanamori.

Production de contenu pour des vidéos de formation à grande échelle à l'Iidabashi Studio

Il y a actuellement un TriCaster TC1 au siège d'Utsunomiya et deux à l'Iidabashi Studio de Shinjuku, à Tokyo.

« En gros, nous filmons et enregistrons les séminaires organisés dans la salle de formation, nous les montons et nous les fournissons à la demande. Dans certains cas, nous transmettons les flux vidéo en temps réel directement sur des écrans dans d'autres lieux », précise M. Kanamori.

La salle de formation est équipée de deux caméras fixées au plafond, qui peuvent être switchées à tout moment. En règle générale, les caméras ne sont pas exploitées manuellement, mais configurées à l'avance sur des positions prédéfinies (PTZ). Chacun des presets est sélectionné d'une simple pression du doigt sur l'unité de commande.

Les contenus vidéo sont simples : l'intervenant est filmé avec des caméras fixes et le support de formation affiché sur des écrans de PC capturés en NDI®, un protocole gratuit qui permet de transmettre en temps réel des signaux audio ou vidéo et des métadonnées sur un réseau standard. Le contenu des écrans de PC est généralement affiché en gros et les plans sur l'intervenant ajoutés sur le côté ou par des transitions en volet.

En outre, la salle de contrôle secondaire jouxtant la salle de formation possède un petit studio équipé d'un fond vert pour l'incrustation par chrominance et permet de produire des supports de formation simples.

« Cela fait près de six ans que nous avons adopté le modèle précédent et nous avons pu former un à deux membres du personnel de chaque service à l'utilisation du TriCaster. À l'Iidabashi Studio lui-même, plus de dix personnes savent l'utiliser », déclare M. Kanamori.

Cela fait plus d'un an que le dernier modèle tout-en-un, le TriCaster TC1, a été introduit. « [Après avoir vu la surface de contrôle,] j'étais un peu intimidé au début, mais nous n'utilisons en fait que six ou sept touches, poursuit M. Kanamori. Étant donné que chaque opérateur utilise une série de touches légèrement différente, nous avons chacun nos touches préférées en mémoire ».

L'autre système TriCaster TC1 de l'Iidabashi Studio a été désigné comme système portatif et peut être utilisé pour enregistrer ailleurs que dans la salle de formation.

Proposer des interventions de formateurs de premier ordre à 10 000 personnes dans tout le pays

Les vidéos de formation proposées par la TKC National Federation sont très prisées par ses membres.

« Plus de 10 000 membres peuvent assister à des conférences animées par des experts de premier ordre, indique M. Kanamori. Un grand nombre de nos membres utilise activement ce service pour recevoir des informations en temps opportun sur les évolutions récentes de la loi et des institutions, d'une manière facile à comprendre par le biais de la vidéo ».

L'un des utilisateurs de ce service, M. Yusuke Baba, comptable fiscaliste au cabinet Baba Yoshio, déclare : « J'apprécie beaucoup de pouvoir regarder les vidéos à la demande à tout moment et autant de fois que je le souhaite. On peut également imprimer les documents présentés et le format vidéo lui-même facilite leur compréhension ».

La TKC National Federation préconise la formation permanente des comptables fiscalistes afin de maintenir et d'améliorer leurs compétences professionnelles, et d'accroître l'efficacité globale de leurs bureaux comptables. La comptabilisation de ces heures de formation à la demande dans les 54 heures de formation par an stipulées dans le règlement de la fédération contribue sans doute à l'utilisation accrue du programme audiovisuel.

« À l'heure où le Japon s'efforce de surmonter la crise de Covid-19 en tant que nation, le fait de disposer d'une infrastructure permettant de transmettre rapidement des informations à nos membres, qui eux-mêmes jouent un rôle essentiel dans le soutien des petites et moyennes entreprises, a été extrêmement important. Encore une fois, je pense que c'était une bonne idée de se doter très tôt du TriCaster », ajoute M. Kanamori.

« Beaucoup de gens pensent que ce travail est très pointu, mais en réalité, comme nous l'avons mentionné précédemment, nous n'utilisons que six ou sept touches, souligne M. Kanamori. Nous sommes en partie soutenus par les fonctionnalités du TriCaster, mais si les gens se rendent compte que nous pouvons produire des vidéos à ce niveau, peut-être que de plus en plus d'entreprises suivront notre exemple ».

TKC Corporation

  • Basée à Utsunomiya, au Japon.

TKC National Federation

  • Association professionnelle de comptables fiscalistes agréés
  • Affiliation volontaire
  • Créée par la TKC Corporation

Philosophie et objectifs

  • Intérêt personnel dans la réalisation de l'intérêt d'autrui
  • Justice fiscale
  • Exécution parfaite de la mission de comptable fiscaliste
  • Soutien au maintien et au développement des petites et moyennes entreprises
  • Renforcement de la direction des entreprises membres de TKC
  • Utilisation intensive du système de TKC
  • Éclairage, aide et amitié mutuels entre les membres
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